Términos y Condiciones del Servicio de Orbexa

Versión 2.2 — pendiente de revisión por abogado.

Última actualización: 11 de octubre de 2026

Versión del 11 de octubre de 2026: cambia la fecha de vigencia del conjunto, porque la Política de Privacidad suma los avisos por WhatsApp (Meta) y se publican las instrucciones para borrar datos. El texto de estos Términos no cambia: ni una obligación, ni un plazo, ni un derecho.

Cambio de redacción del 10 de octubre de 2026: los documentos legales de Orbexa ahora le hablan al lector de «tú». Estos Términos se redactan en tercera persona, entre partes definidas (el Cliente y Orbexa); lo único que le hablaba directamente al lector, el aviso que abre la cláusula 17, ahora lo hace de «tú». No cambia ninguna obligación, ningún plazo ni ningún derecho.

Resumen para leer primero

Este resumen ayuda a entender el contrato, pero no lo sustituye: si hubiera diferencia, prevalece el texto de las cláusulas.

Orbexa es una plataforma de software para restaurantes: sitio web con constructor, carta, reservas, lista de espera, punto de venta (TPV) con caja y cocina, pedidos por QR, lealtad y CRM. Se contrata entre empresas, como herramienta de trabajo del restaurante.
El restaurante es el responsable de lo que publica (carta, precios, fotos, alérgenos), de los montos que cobra, de su facturación electrónica ante el Ministerio de Hacienda y de los datos de sus comensales. Orbexa no emite comprobantes electrónicos y no procesa pagos.
Mientras dure el Acceso Anticipado (Anexo A), el Servicio se entrega tal cual, sin acuerdo de nivel de servicio (SLA): puede tener fallas, interrupciones y cambios.
El precio se pacta con cada restaurante y consta en su Orden: no hay lista pública. Se paga por adelantado; si no se paga, el Servicio puede suspenderse después de un aviso, sin borrar los datos y con un plazo para exportarlos.
La responsabilidad de Orbexa se limita a los daños directos y tiene un tope igual a lo pagado en los últimos 12 meses, que incluye el lucro cesante; nada de eso se aplica al dolo ni a la culpa grave.
Se rige por la ley de Costa Rica. Primero se negocia; si no hay acuerdo, deciden los tribunales de San José.

1. Partes

1.1. El proveedor. 3-101-966126 Sociedad Anónima, sociedad anónima costarricense, cédula jurídica 3-101-966126, con domicilio en Tibás, provincia de San José, Costa Rica, titular de la plataforma comercializada bajo el nombre Orbexa (en adelante, «Orbexa»).

1.2. El cliente. La persona jurídica o la persona física con actividad empresarial que crea una Cuenta en la Plataforma o suscribe una Orden de Servicio para explotar uno o varios establecimientos de alimentos y bebidas (en adelante, el «Cliente»).

1.3. Quien acepta. La persona que acepta estos Términos en nombre del Cliente declara, bajo su responsabilidad, que tiene poder suficiente para obligarlo. Si no lo tuviera, responderá personalmente frente a Orbexa por los daños y perjuicios que cause la falta de poder, sin perjuicio de que el Cliente ratifique lo aceptado.

2. Definiciones

Las palabras con mayúscula inicial tienen el significado siguiente, en singular o en plural:

Plataforma o Servicio: el software como servicio de Orbexa, en su versión vigente en cada momento, incluidos el Gestor (sitio web, constructor «Studio», carta, reservas, lista de espera y administración), el punto de venta o TPV (caja, cocina, pedidos por QR) y los módulos de lealtad y CRM que el plan del Cliente incluya.
Cuenta: el registro del Cliente en la Plataforma, con sus establecimientos («Negocios») y sus usuarios.
Usuario: toda persona a quien el Cliente da acceso a su Cuenta: socios, administradores, personal de sala, caja o cocina.
Comensal: la persona que visita el sitio del Cliente, reserva, se anota en la lista de espera, pide por QR, se inscribe en el programa de lealtad o se comunica con el Negocio por la Plataforma.
Contenido del Cliente: todo lo que el Cliente o sus Usuarios cargan, configuran o publican: textos, carta, precios, impuestos y recargos configurados, descripciones, información de alérgenos, fotografías, logotipos, marcas y los datos de sus Comensales, de su personal y de sus operaciones.
Orden de Servicio: el formulario de alta, la Orden de Acceso Anticipado o cualquier otro documento aceptado por las partes que fije el plan, el precio, el plazo y las condiciones particulares del Cliente.
Acceso Anticipado: la modalidad regulada en el Anexo A.
Datos Personales, Responsable, Encargado y Tratamiento: tienen el sentido de la Ley N.° 8968, Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y de su Reglamento.
Contrato de Encargo: el Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales publicado en https://www.orbexa.studio/legal/acuerdo-tratamiento-datos-dpa.
Día hábil: de lunes a viernes, salvo feriados de ley en Costa Rica.

3. Naturaleza del contrato

3.1. Contrato entre empresas. El Cliente contrata el Servicio como insumo de su actividad empresarial, para organizar, vender y prestar sus propios servicios a terceros, y no como destinatario final para un uso personal o doméstico. Las partes lo celebran como un contrato mercantil, regido por el Código de Comercio y, supletoriamente, por el Código Civil.

3.2. Cláusula de salvaguarda. Si una autoridad competente calificara al Cliente como consumidor bajo la Ley N.° 7472, Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, cada cláusula de este contrato se aplicará en la medida en que esa ley lo permita, y lo que no se pueda aplicar se tendrá por no puesto sin afectar el resto del contrato.

3.3. Conocimiento de las condiciones. El Cliente tuvo a su disposición el texto completo antes de aceptarlo y puede guardarlo, descargarlo e imprimirlo en cualquier momento desde https://www.orbexa.studio/legal. Las cláusulas que limitan derechos están destacadas. Orbexa contesta por escrito cualquier consulta sobre su alcance antes de la aceptación.

3.4. Condiciones particulares. El Cliente puede proponer condiciones particulares en su Orden de Servicio, entre ellas un tope de responsabilidad distinto o un acuerdo de nivel de servicio, que Orbexa cotiza. Las condiciones particulares aceptadas prevalecen sobre estas condiciones generales.

4. Formación del contrato y aceptación electrónica

4.1. Aceptación por medios electrónicos. El contrato se forma cuando el Cliente marca la casilla de aceptación y confirma el alta en la Plataforma, o acepta por cualquier otro medio electrónico una Orden de Servicio que remita a estos Términos. Conforme a la Ley N.° 8454, de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, esa manifestación tiene la misma validez que la firma en papel y no requiere firma digital certificada.

4.2. Constancia de la aceptación. Orbexa conserva un registro de cada aceptación, con la fecha y hora del servidor, la versión aceptada, la Cuenta y el Usuario que aceptó. Ese registro es un medio de prueba de la aceptación, y el Cliente puede pedir una copia en cualquier momento.

4.3. Firma digital opcional. Las partes pueden, además, firmar la Orden de Servicio con firma digital certificada. Su ausencia no afecta la validez del contrato.

5. Documentos que forman el contrato y orden de prelación

5.1. Documentos. Forman un único contrato, en este orden de prelación, de modo que el anterior prevalece sobre el posterior en lo que se contradigan:

a) la Orden de Servicio del Cliente, en lo que fije expresamente para él;
b) el Anexo A, de Acceso Anticipado, mientras el Cliente esté en esa modalidad;
c) estos Términos y Condiciones;
d) el Contrato de Encargo, que prevalece sobre todos los anteriores en lo relativo al Tratamiento de los Datos Personales de los Comensales;
e) la Política de Uso Aceptable, el Aviso de IA, los Términos de Suscripción y Facturación, la Política de Cookies y la Política DMCA.

5.2. Cláusulas reservadas. La ley aplicable, la resolución de controversias, la limitación de responsabilidad y la indemnidad se rigen exclusivamente por estos Términos. Cualquier disposición distinta sobre esas materias en los documentos del inciso e) queda sin efecto, incluidas las que impongan un arbitraje o remitan a foros o leyes extranjeros.

5.3. Política de Privacidad. El Tratamiento de los datos de los Usuarios, que Orbexa realiza como Responsable, se rige por la Política de Privacidad de Orbexa. Ese documento informa; no modifica las obligaciones de este contrato.

6. El Servicio

6.1. Objeto. Orbexa concede al Cliente, durante la vigencia del contrato y contra el pago del precio, el derecho de acceder y usar la Plataforma para los Negocios y con los límites del plan contratado (número de locales, usuarios, páginas, almacenamiento y módulos).

6.2. Lo que el Servicio NO es. Salvo que una Orden de Servicio diga expresamente lo contrario:

a) no es un sistema de facturación electrónica: Orbexa no es emisor ni proveedor de comprobantes electrónicos ante la Dirección General de Tributación, y los comprobantes que la Plataforma genera (tiquetes de orden, precuentas, cierres de caja) son documentos internos que no sustituyen al comprobante electrónico que la ley exige;
b) no procesa pagos: no cobra ni custodia dinero de los Comensales; los cobros con tarjeta, transferencia o SINPE Móvil se hacen por fuera, con los medios que el Cliente contrate, y la Plataforma solo los registra;
c) no es asesoría contable, tributaria, laboral, sanitaria ni legal: los cálculos de impuestos, del cargo por servicio, de planillas o de inventario son herramientas de apoyo que el Cliente y su contador deben verificar;
d) no es un sistema de seguridad alimentaria: la información de alérgenos e ingredientes es la que el Cliente carga.

6.3. Evolución. Orbexa puede mejorar, modificar o retirar funciones. Si retira una función esencial del plan contratado, avisará con al menos treinta (30) días naturales y el Cliente podrá terminar el contrato sin penalidad, con la devolución proporcional de lo pagado por el período no disfrutado.

6.4. Soporte. Orbexa atiende consultas por WhatsApp al +506 7095-8250 y por soporte@orbexa.studio (casilla por activar; mientras tanto, por WhatsApp al +506 7095-8250), en días hábiles y en horario de oficina de Costa Rica. Los tiempos de respuesta son de mejor esfuerzo, salvo que una Orden de Servicio fije otros.

6.5. Requisitos técnicos. El Cliente aporta por su cuenta los equipos, impresoras, tabletas, conexión a internet y energía eléctrica necesarios, y un procedimiento manual de contingencia para atender y cobrar si la Plataforma o su conexión no están disponibles.

7. Cuentas, Usuarios y credenciales

7.1. El Cliente designa a sus Usuarios, asigna sus roles y permisos y responde por todo lo que hagan con su Cuenta, como si lo hubiera hecho él mismo.

7.2. Las credenciales son personales. El Cliente debe guardarlas en secreto, activar la verificación en dos pasos cuando esté disponible, retirar de inmediato el acceso a quien deje de trabajar con él y avisar a Orbexa sin demora de cualquier uso no autorizado.

7.3. Orbexa no responde por los daños derivados de credenciales compartidas, contraseñas débiles, equipos del Cliente comprometidos o accesos de Usuarios a quienes el Cliente no retiró el permiso.

8. Obligaciones del Cliente

8.1. Cumplimiento legal de su negocio. El Cliente es el único responsable de cumplir la normativa de su actividad: permisos sanitarios y municipales, protección al consumidor frente a sus Comensales (incluida la información de precios con impuestos incluidos), legislación laboral y de seguridad social, normativa tributaria y de protección de datos.

8.2. Contenido, precios y alérgenos. El Cliente es el único responsable de la exactitud, legalidad y actualización de su Contenido, en especial de:

a) los precios, los impuestos, el cargo por servicio y los descuentos que configura, y de revisar los montos antes de cobrar;
b) la información de alérgenos, ingredientes y advertencias de su carta, y de mantener protocolos presenciales para atender a Comensales con alergias o restricciones alimentarias. Las notas que un Comensal escriba al reservar o al pedir se transmiten tal como se escribieron: Orbexa no las interpreta, no las valida ni garantiza que el personal del Cliente las lea a tiempo;
c) las fotografías, logotipos, marcas y textos que publica, que deben ser propios o contar con licencia;
d) reemplazar el contenido de ejemplo de las plantillas antes de publicar (cláusula 13).

8.3. Facturación electrónica y obligaciones tributarias. El Cliente es el obligado tributario frente al Ministerio de Hacienda por las ventas de sus Negocios. Se obliga a emitir los comprobantes electrónicos que la ley le exige con su propio sistema autorizado, a declarar y pagar sus impuestos y a conservar su contabilidad y sus registros por el plazo legal. Orbexa no responde por multas, recargos, intereses ni sanciones que se impongan al Cliente por esas obligaciones.

8.4. Datos de sus Comensales y de su personal. Respecto de los datos de los Comensales que el Cliente trata en su servicio (sus reservas, pedidos, puntos, opiniones y la ficha que lleva de cada uno) y de los de su personal, el Cliente es el Responsable y Orbexa su Encargado. Se exceptúa la cuenta global del Comensal (su registro, credenciales, sesiones y su vínculo con cada restaurante), de la que Orbexa es Responsable independiente conforme a la cláusula 3.4 del Contrato de Encargo y a la Política de Privacidad para Comensales. El Cliente cumple las obligaciones que le asigna el Contrato de Encargo, entre ellas informar a los Comensales y obtener su consentimiento cuando la ley lo exige. Para las comunicaciones comerciales a Comensales (promociones, campañas, lealtad), el Cliente solo usará los contactos que hayan dado su consentimiento previo y expreso para recibirlas, identificará siempre al remitente y ofrecerá en cada envío una forma gratuita de darse de baja.

8.5. Uso lícito. El Cliente usa el Servicio conforme a la Política de Uso Aceptable y no lo usa para fines ilícitos, para enviar comunicaciones no solicitadas, para vulnerar la seguridad de la Plataforma ni para revenderla a terceros.

8.6. Exportación periódica. El Cliente se obliga a exportar con regularidad la información que necesite conservar por obligación legal o por interés propio (ventas, cierres de caja, clientes, reservas), con las funciones de exportación de la Plataforma. Los respaldos de Orbexa son una medida de seguridad de la Plataforma, no un servicio de archivo para el Cliente.

9. Precio, facturación y pago

9.1. Precio pactado. Orbexa no publica una lista de precios. El precio de cada Cliente se pacta con él según sus Negocios (ubicación, volumen y módulos) y consta en su Orden de Servicio, junto con el plan y el período de facturación (mensual, anual u otro). Ese precio queda asociado a la Cuenta del Cliente por el período pactado. Los precios se expresan en dólares de los Estados Unidos de América, con su referencia en colones, y no incluyen el Impuesto al Valor Agregado, que se suma cuando corresponda.

9.2. Facturación. Orbexa factura por adelantado al inicio de cada período pactado y emite el comprobante electrónico que corresponda conforme a la normativa tributaria. El Cliente paga dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la factura, por transferencia o SINPE a las cuentas que Orbexa indique. Si paga en colones, se aplica el tipo de cambio de referencia de venta del Banco Central de Costa Rica del día del pago.

9.3. Mora. El atraso en el pago genera, sin necesidad de requerimiento, intereses moratorios a la tasa legal vigente para obligaciones mercantiles, hasta el pago efectivo.

9.4. Suspensión por falta de pago. Si una factura sigue impaga cinco (5) días hábiles después de su vencimiento, Orbexa avisará al Cliente por los canales de la cláusula 22 y, si el atraso continúa cinco (5) días hábiles después de ese aviso, podrá suspender el Servicio. Durante la suspensión:

a) los datos del Cliente no se borran;
b) hoy, durante la suspensión, el Cliente no puede consultar ni exportar su información desde el Servicio: Orbexa se la entrega, a su pedido, en un formato estructurado de uso común dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Orbexa se obliga a habilitar la consulta y la exportación durante la suspensión, y avisará cuando estén en funcionamiento;
c) se reactiva el Servicio dentro del día hábil siguiente al pago de lo adeudado.

Si la falta de pago se prolonga treinta (30) días naturales desde la suspensión, Orbexa podrá terminar el contrato conforme a la cláusula 19.

9.5. Cambios de precio. El precio pactado no cambia durante el período en curso. Para el período siguiente, Orbexa puede proponer un precio distinto con un aviso de al menos treinta (30) días naturales antes de que termine el período. El nuevo precio solo rige si el Cliente lo acepta expresamente; el silencio o el solo uso del Servicio no son aceptación. Si el Cliente no lo acepta, puede no renovar, sin penalidad, y el contrato termina al final del período pagado. Un precio congelado por la Orden de Servicio se respeta por todo el plazo pactado.

9.6. Sin reembolso del período iniciado. El precio de un período ya iniciado no se reembolsa, salvo que el contrato termine por incumplimiento de Orbexa, en los casos de la cláusula 6.3 o cuando la ley lo exija.

9.7. Cobro. La factura electrónica aceptada, junto con el registro de aceptación de la cláusula 4.2, constituye el documento en que Orbexa funda el cobro de lo adeudado, por la vía judicial que corresponda.

10. Disponibilidad, mantenimiento y respaldos

10.1. Sin garantía de disponibilidad. Salvo que una Orden de Servicio fije un acuerdo de nivel de servicio, Orbexa no garantiza un porcentaje de disponibilidad ni tiempos de restablecimiento. Pondrá la diligencia de un empresario ordenado para mantener la Plataforma en funcionamiento y restablecerla cuanto antes.

10.2. Mantenimiento. Orbexa puede interrumpir la Plataforma para mantenimiento. Cuando sea programado, procurará hacerlo fuera de los horarios habituales de servicio de restaurantes y avisarlo con antelación.

10.3. Respaldos. Orbexa respalda la base de datos como medida de seguridad, en el estado que describe el Contrato de Encargo (§10), que hoy es este: Hoy la base de datos se respalda con volcados que una persona de Orbexa ejecuta manualmente y con las copias que mantiene el proveedor de la base de datos según su propia política de retención. Esos respaldos todavía no tienen un plazo de borrado automático garantizado. Orbexa se obliga a implementar copias automáticas diarias, cifradas antes de salir del servidor, guardadas fuera del proveedor principal y con un plazo de borrado automático de treinta y cinco (35) días, y avisará cuando estén en funcionamiento. La restauración desde un respaldo se hace a criterio de Orbexa para recuperar la Plataforma, no para recuperar a pedido datos que el Cliente borró o modificó.

11. Propiedad intelectual de Orbexa

11.1. La Plataforma, su código, su diseño, sus interfaces, sus plantillas, sus textos, su documentación y las marcas y signos distintivos de Orbexa son propiedad de Orbexa o de sus licenciantes, protegidos por la Ley N.° 6683, de Derechos de Autor y Derechos Conexos, y por la Ley N.° 7978, de Marcas y Otros Signos Distintivos.

11.2. El contrato concede al Cliente un derecho de uso no exclusivo, intransferible, no sublicenciable y limitado a la vigencia del contrato y a su plan. No transfiere ninguna titularidad. Todo derecho no concedido expresamente queda reservado.

11.3. El Cliente no puede copiar, modificar, descompilar, extraer el código fuente, hacer ingeniería inversa, revender, sublicenciar, enmarcar ni usar la Plataforma para construir un producto competidor, salvo lo que una ley imperativa permita.

11.4. Sugerencias. Las ideas, comentarios y sugerencias que el Cliente entregue sobre la Plataforma pueden ser usadas libremente por Orbexa para mejorarla, sin obligación de pago ni de reconocimiento. Esto no da a Orbexa ningún derecho sobre el Contenido del Cliente.

11.5. Datos de uso. Orbexa puede generar y usar estadísticas e información agregada y anonimizada sobre el uso de la Plataforma, que no identifica al Cliente, a sus Usuarios ni a sus Comensales, para operar, proteger y mejorar el Servicio.

12. Contenido del Cliente

12.1. Titularidad. El Contenido del Cliente es del Cliente. Orbexa no adquiere ningún derecho sobre él, salvo la licencia de esta cláusula.

12.2. Licencia a Orbexa. El Cliente concede a Orbexa, durante la vigencia del contrato y por el tiempo necesario para cumplir la cláusula 20, una licencia no exclusiva, gratuita y limitada para alojar, reproducir, adaptar técnicamente, transmitir y mostrar el Contenido del Cliente con el único fin de prestar el Servicio, incluida su publicación en el sitio y en la carta del Cliente.

12.3. Garantía de licitud. El Cliente garantiza que tiene todos los derechos sobre el Contenido que carga y que su publicación no infringe derechos de terceros ni la ley.

12.4. Retiro. Orbexa no revisa el Contenido del Cliente antes de su publicación, pero puede retirarlo o desactivarlo cuando reciba una orden de autoridad, una reclamación fundada de un tercero o cuando sea manifiestamente ilícito, avisando al Cliente.

12.5. Uso del nombre del Cliente. Orbexa solo usa el nombre, la marca o el logotipo del Cliente como referencia comercial si el Cliente lo autoriza expresamente en su Orden de Servicio o por escrito. El Cliente puede revocar esa autorización en cualquier momento, con efecto para el futuro.

13. Plantillas, demostraciones y contenido de ejemplo

13.1. Las plantillas, los sitios de demostración y los datos de ejemplo de la Plataforma (nombres de restaurantes, platos, precios, fotografías, opiniones, reservas y comensales) son ficticios y tienen un fin ilustrativo. No describen negocios, personas, precios ni ofertas reales, y cualquier parecido es coincidencia.

13.2. El Cliente debe reemplazar todo el contenido de ejemplo antes de publicar su sitio o su carta. Orbexa no responde por la publicación de contenido de ejemplo que el Cliente no reemplazó.

14. Protección de datos

14.1. Datos de los Comensales. Respecto de los datos de los Comensales que el Cliente trata en su servicio, el Cliente es el Responsable y Orbexa el Encargado. De la cuenta global del Comensal, Orbexa es Responsable independiente (Contrato de Encargo, cláusula 3.4). El Contrato de Encargo forma parte de este contrato y se acepta con él.

14.2. Datos de los Usuarios. Orbexa es Responsable de los datos de los Usuarios que trata para crear y administrar las Cuentas, autenticar accesos, facturar, prevenir fraudes y dar soporte, conforme a su Política de Privacidad.

14.3. Ubicación. El Cliente conoce y autoriza que la Plataforma se aloja en infraestructura de proveedores con centros de datos en los Estados Unidos de América, en las condiciones del Contrato de Encargo.

15. Confidencialidad

15.1. Cada parte guarda reserva sobre la información no pública de la otra que conozca por el contrato (datos de negocio, ventas, precios especiales, funciones no lanzadas, seguridad de la Plataforma) y solo la usa para cumplir el contrato.

15.2. No es confidencial la información que ya era pública, que la parte receptora ya conocía legítimamente o que debe entregarse por orden de autoridad competente, en cuyo caso se avisa a la otra parte si la ley lo permite.

15.3. La obligación dura mientras el contrato esté vigente y tres (3) años después de terminado; respecto de los Datos Personales, rige sin límite de tiempo.

16. Garantías

16.1. Lo que Orbexa garantiza. Que prestará el Servicio con la diligencia de un empresario ordenado, que tiene los derechos necesarios para ofrecerlo y que aplicará las medidas de seguridad del Contrato de Encargo.

16.2. Lo que Orbexa no garantiza. En la máxima medida que la ley permita, Orbexa no garantiza que el Servicio funcione sin interrupciones ni errores, que se ajuste a necesidades particulares del Cliente que no consten en su Orden de Servicio, ni resultados comerciales de ningún tipo (ventas, reservas, ocupación, posicionamiento en buscadores).

16.3. Funciones de terceros. Los servicios de terceros que el Cliente integre por su cuenta (pasarelas, datáfonos, sistemas de facturación, redes sociales) se rigen por los contratos del Cliente con esos terceros.

17. Alcance de la responsabilidad

Esta cláusula define y limita la responsabilidad de Orbexa. Léela con atención.

17.1. Daños indemnizables. Conforme a la ley, solo se indemnizan los daños y perjuicios que sean consecuencia inmediata y directa de un incumplimiento. No lo son, y Orbexa no responde por ellos, los daños indirectos, la pérdida de oportunidades de negocio, el daño a la imagen ni la pérdida de datos que el Cliente pudo evitar exportando su información conforme a la cláusula 8.6.

17.2. Hechos del Cliente. Orbexa no responde por los daños que provengan de hechos del Cliente o de sus Usuarios: su Contenido, su configuración (precios, impuestos, recargos, permisos), el incumplimiento de las obligaciones de la cláusula 8 o el uso del Servicio en contra de este contrato.

17.3. Tope pactado. Salvo que la Orden de Servicio fije otro, la responsabilidad total y acumulada de Orbexa por todos los reclamos derivados del contrato o del Servicio, incluido el lucro cesante, no excederá el monto efectivamente pagado por el Cliente a Orbexa durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origina el primer reclamo. El Cliente puede pedir un tope mayor, con su ajuste de precio, conforme a la cláusula 3.4.

17.4. Lo que nunca se limita. Las cláusulas 17.1 y 17.3 no se aplican a los daños causados por dolo o culpa grave de Orbexa, a los daños a las personas, ni a los casos en que una ley imperativa no permita limitar la responsabilidad. En esos casos Orbexa responde conforme a la ley.

17.5. Deber de avisar y mitigar. El Cliente avisará a Orbexa de cualquier falla que le cause un perjuicio en cuanto la conozca, y tomará las medidas razonables para reducirlo, como pasar a su procedimiento manual de contingencia.

17.6. Equilibrio. Las partes reconocen que el precio se fijó en función de este reparto de riesgos, que no limita las obligaciones de pago del Cliente ni su obligación de indemnidad.

18. Indemnidad

18.1. El Cliente mantendrá indemne a Orbexa, y le reembolsará los gastos razonables de defensa, frente a cualquier reclamo, denuncia, multa o sanción de terceros o de autoridades (Comensales, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Salud, Agencia de Protección de Datos de los Habitantes, Ministerio de Economía, Industria y Comercio, titulares de derechos de propiedad intelectual) que se origine en:

a) el Contenido del Cliente, incluidos precios, alérgenos, fotografías y marcas;
b) el incumplimiento de sus obligaciones tributarias, sanitarias, laborales o de protección al consumidor;
c) el Tratamiento de Datos Personales que le corresponde como Responsable, incluidas las comunicaciones comerciales a Comensales;
d) el incumplimiento de este contrato o de la ley por el Cliente o sus Usuarios.

18.2. Orbexa avisará al Cliente del reclamo en cuanto lo conozca, le permitirá participar en la defensa y no aceptará ningún arreglo que imponga obligaciones al Cliente sin su consentimiento.

18.3. La indemnidad no cubre lo que se origine en dolo o culpa grave de Orbexa.

19. Vigencia y terminación

19.1. Vigencia. El contrato rige desde la aceptación y por el período pactado en la Orden de Servicio (mensual, anual u otro), que se renueva por períodos iguales con el pago, salvo que una parte decida no renovar.

19.2. No renovación por el Cliente. El Cliente puede no renovar en cualquier momento, por escrito o desde la Plataforma, con efecto al final del período pagado.

19.3. No renovación por Orbexa. Orbexa puede no renovar el contrato al final de un período, con un aviso de al menos treinta (30) días naturales. Si el aviso vence dentro de un período ya pagado, devuelve la parte proporcional del precio por el tiempo no disfrutado. Un plazo fijo pactado en la Orden de Servicio se respeta hasta su vencimiento.

19.4. Terminación por incumplimiento. Cualquiera de las partes puede terminar el contrato si la otra incumple una obligación esencial y no lo corrige dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al aviso escrito que lo describa.

19.5. Terminación inmediata. Orbexa puede suspender de inmediato y terminar el contrato con aviso escrito cuando el Cliente use la Plataforma para fines ilícitos, ponga en riesgo la seguridad de la Plataforma o de otros clientes, infrinja derechos de propiedad intelectual de Orbexa o de terceros, o cuando lo ordene una autoridad competente.

20. Efectos de la terminación y destino de los datos

20.1. Plazo de exportación. Terminado el contrato por cualquier causa, el Cliente dispone de treinta (30) días naturales para exportar su información con las funciones de la Plataforma, en un acceso de solo consulta y exportación. Si la Plataforma no permitiera exportar alguna categoría de datos, Orbexa la entregará en un formato estructurado de uso común, a pedido del Cliente dentro de ese plazo.

20.2. Supresión. Vencido el plazo, Orbexa suprime los datos del Cliente de la base activa dentro de los treinta (30) días naturales siguientes. Sobre los respaldos: mientras un dato suprimido subsista en un respaldo, queda fuera de uso y, si hubiera que restaurar la plataforma desde ese respaldo, Orbexa lo vuelve a suprimir; hoy no hay un plazo garantizado para que desaparezca de todos los respaldos. A pedido del Cliente, Orbexa certifica la supresión.

20.3. Lo que Orbexa conserva. Orbexa conserva, bloqueados y solo para cumplir la ley o defenderse en un reclamo, los datos de facturación de sus propias ventas al Cliente, el registro de aceptación de este contrato y los registros de auditoría de seguridad, por el plazo de prescripción de las acciones que correspondan.

20.4. Conservación por el Cliente. Conservar la información que la ley exige al Cliente (contable, tributaria, laboral) es obligación del Cliente, que debe exportarla dentro del plazo del inciso 20.1.

20.5. Supervivencia. Sobreviven a la terminación las cláusulas 11, 15, 17, 18, 20, 24 y 25 y las obligaciones de pago pendientes.

21. Fuerza mayor y caso fortuito

21.1. Ninguna parte responde por el incumplimiento que provenga de fuerza mayor o caso fortuito: hechos imprevisibles o que, previstos, no pudieron evitarse, como desastres naturales, epidemias, actos de autoridad, conflictos armados, cortes generales de energía o de telecomunicaciones, fallas generales de los proveedores de infraestructura de nube que estén fuera del control razonable de Orbexa, o ataques informáticos que no pudieron evitarse pese a las medidas de seguridad del Contrato de Encargo.

21.2. La parte afectada avisa a la otra en cuanto pueda y procura reducir los efectos. Si el impedimento dura más de treinta (30) días naturales, cualquiera de las partes puede terminar el contrato sin responsabilidad, con la devolución proporcional de lo pagado por el período no disfrutado.

21.3. La fuerza mayor no excusa las obligaciones de pago vencidas antes del hecho.

22. Comunicaciones y notificaciones

22.1. Medios. Las partes aceptan comunicarse por medios electrónicos. Orbexa notifica al Cliente en el correo electrónico de la Cuenta, por aviso dentro de la Plataforma o por WhatsApp al número que el Cliente registre. El Cliente notifica a Orbexa en legal@orbexa.studio (casilla por activar; mientras tanto, por WhatsApp al +506 7095-8250) o por WhatsApp al +506 7095-8250.

22.2. Efecto. Una notificación surte efecto el día hábil siguiente a su envío al medio registrado. El Cliente debe mantener sus medios de contacto actualizados; la notificación enviada al último medio registrado es válida.

22.3. Avisos que exigen constancia. Los avisos de incumplimiento, suspensión, terminación o modificación del contrato se envían siempre por escrito, a un medio que deje constancia de la fecha de envío.

23. Modificaciones de estos Términos

23.1. Cambios sustanciales. Orbexa puede modificar estos Términos para adaptarlos a cambios legales, del Servicio o del mercado. Un cambio que reduzca derechos del Cliente o le agregue obligaciones se avisa con al menos treinta (30) días naturales de antelación, junto con el texto nuevo y el resumen de lo que cambia, y requiere la aceptación expresa del Cliente, en la Plataforma o por otro medio electrónico que deje constancia.

23.2. Si el Cliente no acepta. Hasta la terminación sigue rigiendo la versión anterior, y cualquiera de las partes puede terminar el contrato con efecto al final del período pagado, sin penalidad.

23.3. Otros cambios. Las correcciones de redacción, los cambios exigidos por la ley y los que no reduzcan derechos del Cliente rigen desde su publicación, con aviso.

23.4. Registro. Cada versión queda publicada con su fecha en https://www.orbexa.studio/legal, y la aceptación de cada una se registra conforme a la cláusula 4.2.

24. Ley aplicable y resolución de controversias

24.1. Ley aplicable. Este contrato se rige por las leyes de la República de Costa Rica.

24.2. Negociación previa. Antes de iniciar cualquier proceso, la parte que tenga un reclamo lo notificará por escrito a la otra, con su fundamento. Las partes negociarán de buena fe durante treinta (30) días naturales, prorrogables de común acuerdo. Este plazo no impide pedir medidas cautelares urgentes ni interrumpe la prescripción.

24.3. Tribunales. Si no hay acuerdo, la controversia se somete a los Tribunales de Justicia de la República de Costa Rica con sede en el Primer Circuito Judicial de San José, sin perjuicio de las normas imperativas de competencia.

24.4. Arbitraje voluntario. Una vez surgida la controversia, las partes pueden acordar por escrito someterla a arbitraje de derecho, con sede en San José, Costa Rica, conforme a la Ley N.° 8937, Ley de Arbitraje, ante el centro y con el reglamento que acuerden.

25. Disposiciones generales

25.1. Cesión. El Cliente no puede ceder el contrato sin consentimiento escrito de Orbexa. Orbexa puede cederlo a una sociedad de su mismo grupo o a quien adquiera la Plataforma, avisando al Cliente, que podrá terminar el contrato sin penalidad si no está de acuerdo.

25.2. Subcontratación. Orbexa puede valerse de proveedores para prestar el Servicio y responde por ellos frente al Cliente en los términos de este contrato.

25.3. Independencia. Las partes son independientes. El contrato no crea sociedad, agencia, franquicia ni relación laboral.

25.4. Nulidad parcial. Si una cláusula fuera declarada nula o inaplicable, se tendrá por no puesta en lo que sea nula, y el resto del contrato conservará su validez. Las partes la sustituirán por otra válida que se acerque lo más posible a su finalidad.

25.5. Tolerancia. Que una parte no exija en algún momento el cumplimiento de una obligación no implica renuncia a exigirlo después.

25.6. Acuerdo íntegro. Los documentos de la cláusula 5 forman el acuerdo íntegro de las partes sobre su objeto y sustituyen cualquier propuesta o comunicación anterior.

25.7. Idioma. El contrato se celebra en español. Las traducciones son de cortesía.

26. Identificación y contacto

Titular: 3-101-966126 Sociedad Anónima, sociedad anónima costarricense, cédula jurídica 3-101-966126, con domicilio en Tibás, provincia de San José, Costa Rica.
Soporte: WhatsApp +506 7095-8250 · soporte@orbexa.studio (casilla por activar; mientras tanto, por WhatsApp al +506 7095-8250)
Asuntos legales y notificaciones: legal@orbexa.studio (casilla por activar; mientras tanto, por WhatsApp al +506 7095-8250)
Privacidad: privacidad@orbexa.studio (casilla por activar; mientras tanto, por WhatsApp al +506 7095-8250)
Sitio: https://www.orbexa.studio

Anexo A — Acceso Anticipado

Versión 2.2 — pendiente de revisión por abogado.

A.1. Qué es

A.1.1. El Acceso Anticipado es una modalidad de contratación del Servicio, con costo, para un número limitado de restaurantes que usan la Plataforma mientras sigue en desarrollo activo, a cambio de un precio reducido y de colaborar con su mejora.

A.1.2. Se rige por este Anexo y, en lo que no prevea, por los Términos y Condiciones. Lo pactado aquí prevalece sobre los Términos en lo que se contradiga.

A.2. El Servicio tal cual

A.2.1. Durante el Acceso Anticipado el Servicio se entrega tal cual y según su disponibilidad. El Cliente sabe y acepta que la Plataforma:

a) no tiene acuerdo de nivel de servicio (SLA): no hay compromiso de disponibilidad, de tiempos de respuesta ni de restablecimiento;
b) puede presentar errores, interrupciones, lentitud o cambios de funcionamiento sin aviso previo;
c) puede cambiar, sustituir o retirar funciones, pantallas y flujos mientras se desarrolla.

A.2.2. Orbexa pondrá igualmente la diligencia de un empresario ordenado para corregir los errores que el Cliente reporte, priorizando los que afecten el cobro, la cocina o las reservas.

A.3. Lo que hoy NO existe

A.3.1. El Cliente conoce que, a la fecha de su Orden, la Plataforma no ofrece:

a) facturación electrónica ante Hacienda;
b) cobro o pago en línea a los Comensales;
c) datáfono integrado;
d) dominio propio para el sitio del Cliente;
e) avisos por WhatsApp o SMS a los Comensales;
f) integraciones con plataformas de entrega a domicilio o con sistemas contables de terceros;
g) respuestas automáticas con inteligencia artificial en el chat;
h) cobro automático de la suscripción.

A.3.2. Orbexa no se obliga a desarrollar ninguna de esas funciones en un plazo determinado. Si las lanza, se incorporan al plan del Cliente en las condiciones que Orbexa publique.

A.4. Obligaciones reforzadas del Cliente

A.4.1. Mientras dure el Acceso Anticipado, el Cliente se obliga a:

a) mantener su propio sistema de facturación electrónica y emitir con él los comprobantes de sus ventas;
b) tener un procedimiento manual de contingencia (comanda y cobro en papel, o su sistema anterior) para seguir atendiendo si la Plataforma no está disponible;
c) revisar los montos de cada cuenta antes de cobrarla y conciliar diariamente su cierre de caja con sus medios de pago;
d) exportar al menos una vez por semana sus ventas, cierres y clientes;
e) reportar a Orbexa los errores que encuentre, con el detalle que razonablemente pueda dar.

A.5. Precio de Acceso Anticipado

A.5.1. El Cliente paga el precio pactado en su Orden de Acceso Anticipado, que indica el plan, el precio, el período de facturación, el descuento de Acceso Anticipado si lo hay, su plazo y el precio que rige al vencer. Rigen las reglas de pago, mora y suspensión de la cláusula 9 de los Términos.

A.5.2. Condición del descuento. El descuento se concede a cambio de la colaboración que fije la Orden (por ejemplo, conversaciones periódicas con el equipo de Orbexa y encuestas). Si el Cliente deja de colaborar de forma reiterada, después de un aviso escrito y de diez (10) días hábiles sin corrección, Orbexa puede aplicar desde el período siguiente el precio posterior que la Orden prevea para el fin del Acceso Anticipado.

A.5.3. Los precios congelados por la Orden se respetan por el plazo pactado mientras el Cliente esté al día en sus pagos.

A.6. Datos personales y seguridad

A.6.1. El Acceso Anticipado no reduce las obligaciones de Orbexa sobre los Datos Personales. El Contrato de Encargo se aplica completo, con sus medidas de seguridad, sus plazos de aviso de incidentes y sus reglas de devolución y supresión.

A.6.2. Orbexa no usa datos reales de los Comensales del Cliente para pruebas ni demostraciones.

A.7. Confidencialidad y colaboración

A.7.1. Las funciones no lanzadas que el Cliente conozca por el Acceso Anticipado son información confidencial de Orbexa en los términos de la cláusula 15.

A.7.2. Las opiniones, sugerencias e ideas del Cliente pueden ser usadas por Orbexa conforme a la cláusula 11.4. Orbexa solo usa el nombre o la marca del Cliente como caso o referencia si la Orden lo autoriza expresamente, y esa autorización es revocable.

A.8. Plazo y salida

A.8.1. El Acceso Anticipado dura el plazo que fije la Orden. Al vencer, el contrato continúa en el plan y con el precio que la Orden prevea para ese momento, salvo que el Cliente lo termine con aviso antes del vencimiento.

A.8.2. El Cliente puede salir del Acceso Anticipado al final del período de facturación en curso, con aviso escrito; un período ya pagado, mensual o anual, se cumple hasta su fin y no se devuelve, salvo incumplimiento de Orbexa. Orbexa puede cerrar el programa de Acceso Anticipado al final de un período, con un aviso escrito de al menos treinta (30) días naturales; en ese caso ofrecerá al Cliente continuar en un plan comercial al precio posterior que fije su Orden o, si el Cliente no lo acepta, le aplicará el plazo de exportación de la cláusula 20 y le devolverá la parte proporcional de lo pagado por el tiempo no disfrutado de un período anual.

A.8.3. Orbexa no apagará el punto de venta de un Cliente al día al terminar el Acceso Anticipado sin el aviso de este Anexo.

A.9. Responsabilidad

A.9.1. Se aplica la cláusula 17 de los Términos, con su tope y sus excepciones. Por la naturaleza de esta modalidad, el Cliente reconoce como hechos propios a efectos de la cláusula 17.2 los perjuicios que se habrían evitado cumpliendo las obligaciones del inciso A.4.1.

Orden de Acceso Anticipado (formulario)

Se completa una por cliente, fuera del sitio público, y se acepta electrónicamente o con firma digital. Los datos del cliente y de su representante no se publican.

Cliente: razón social, cédula jurídica y domicilio.
Representante que acepta: nombre y calidad en que actúa.
Negocios incluidos: nombre comercial y cantón de cada local.
Plan y período: nombre del plan y período de facturación (mensual, anual u otro).
Precio pactado: monto por período, en US$ y su referencia en colones, más IVA; y, si lo hay, el descuento de Acceso Anticipado con su plazo.
Precio al vencer el plazo: monto por período, y por cuánto tiempo queda congelado.
Colaboración pedida: frecuencia de las conversaciones y de las encuestas.
Uso del nombre como referencia: autoriza / no autoriza.
Medios de notificación del Cliente: correo electrónico y número de WhatsApp.
Fecha de inicio y aceptación (registro electrónico o firma digital).