Política de Privacidad para Comensales

Versión 1.3 — pendiente de revisión por abogado.

Última actualización: 11 de octubre de 2026

Cambio del 11 de octubre de 2026: la sección 6.2 dice que la plataforma ya se aloja en Render y quién entrega los avisos por WhatsApp cuando aceptas recibirlos en tu teléfono (Meta), y la 11.4 enlaza a las instrucciones para borrar tus datos. No se reduce ningún derecho.

Cambio de redacción del 10 de octubre de 2026: esta política ahora te habla de «tú». No cambia ninguna obligación ni ningún derecho.

English: Diner Privacy Policy.

En pocas palabras

Tu cuenta de cliente es de Orbexa. Con una sola cuenta entras a todos los restaurantes que usan la plataforma, y Orbexa es la responsable de esa cuenta.
Lo que pasa en cada restaurante es de ese restaurante. Tus reservas, tus pedidos, tus puntos y la ficha que el restaurante lleva de ti los usa ese restaurante para atenderte: él es el responsable de esos datos, y Orbexa los guarda por su cuenta.
Tus alergias se usan para tu seguridad alimentaria, con tu consentimiento expreso. Quién las ve se explica en la sección 4.
No vendemos tus datos ni los cedemos a terceros para publicidad. Solo recibirás promociones si lo aceptas aparte.
Puedes pedir ver, corregir o borrar tus datos en cualquier momento, sin costo.

1. Quién trata tus datos

1.1. Orbexa, por tu cuenta de cliente. 3-101-966126 Sociedad Anónima, sociedad anónima costarricense, cédula jurídica 3-101-966126, con domicilio en Tibás, provincia de San José, Costa Rica, opera la plataforma Orbexa y es la responsable de tu cuenta de cliente: el registro, tu correo, tu nombre, tu teléfono, tu contraseña, tus sesiones, la aceptación de las condiciones y el vínculo de tu cuenta con cada restaurante donde la usas. Es una cuenta única para toda la plataforma.

1.2. Cada restaurante, por lo que trata en su servicio. Cuando reservas, te anotas en una lista de espera, pides desde un código QR, te inscribes en un programa de lealtad o dejas una opinión en un restaurante que usa Orbexa, el responsable de esos datos es ese restaurante: el que aparece con su nombre en la página, la carta o el código donde escribiste. Él decide cómo los usa para atenderte, y lleva de ti una ficha que solo él ve. Respecto de esos datos, Orbexa es su encargada: los guarda y procesa por cuenta del restaurante, según sus instrucciones y con obligaciones de confidencialidad y seguridad.

1.3. Esta política explica cómo funcionan los dos tratamientos en la plataforma. El restaurante puede tener, además, su propia política; si la tiene, se aplican las dos.

2. Qué datos se recogen

Tu cuenta de cliente, si la creas: nombre, correo, teléfono (opcional) y contraseña, que se guarda de forma que nadie, tampoco el restaurante ni Orbexa, puede leerla.
Reserva y lista de espera: nombre, teléfono, correo, fecha, hora, número de personas y las notas que agregues.
Pedido por QR: el nombre que indiques, los productos pedidos, la mesa, los montos y las notas que agregues.
La ficha que lleva cada restaurante: tus visitas, tus consumos, tus inasistencias, las notas y etiquetas del personal, tus puntos de lealtad y, si las comunicas, tus alergias y restricciones alimentarias, las fechas que quieres celebrar (tipo, mes y día; el año solo para un aniversario, si lo das) y tus preferencias (por ejemplo, de mesa o de servicio).
Opiniones y mensajes que envías al restaurante.
Preferencias de comunicación, incluido si aceptaste recibir promociones de cada restaurante.
Datos técnicos mínimos para que el sitio funcione y sea seguro: cookies esenciales de sesión y registros de seguridad.

El sitio no usa cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

3. Para qué se usan

3.1. Por Orbexa, para crear y mantener tu cuenta, autenticarte, protegerla contra accesos indebidos, permitirte usarla en cada restaurante y cumplir obligaciones legales.

3.2. Por cada restaurante, para:

a) gestionar tu reserva, tu lugar en la lista de espera o tu pedido, y avisarte de cambios;
b) preparar y servir tu pedido de forma segura, y cobrarlo;
c) administrar tus puntos y beneficios, si te inscribiste en el programa de lealtad;
d) atenderte mejor según tu historial, tus preferencias y las fechas que quieres celebrar;
e) atender tus opiniones, consultas y reclamos;
f) enviarte promociones, solo si lo aceptaste.

3.3. No se usan para tomar decisiones automáticas que te afecten, ni se venden. La ficha que lleva un restaurante no la ve ningún otro restaurante.

4. Alergias y otros datos de salud

4.1. Una alergia o una restricción alimentaria es un dato de salud, es decir, un dato sensible. No estás obligado a darlo. Puedes avisarlo en persona al personal al llegar, que es siempre lo más seguro.

4.2. Para qué: para tu seguridad alimentaria, es decir, para preparar y servir tu comida sin poner en riesgo tu salud. El restaurante se obliga a no usarla para promociones ni para perfiles comerciales. El filtro de clientes con alergia o intolerancia es solo operativo, para preparar el servicio de forma segura, y solo lo usa el personal con ese permiso; las campañas y las promociones de la plataforma no usan ese dato.

4.3. Con tu consentimiento expreso. Cuando el comensal escribe su alergia al reservar o al pedir, la plataforma solo la guarda en su ficha de ese restaurante si marca una casilla aparte, que viene sin marcar, con su sesión de cliente abierta, y registra qué texto aceptó y cuándo. Sin esa casilla, la alergia viaja solo en la nota de esa visita. Si la anota el personal porque el comensal se la dijo en persona, la ficha guarda ese origen y la marca como dato de salud. El comensal ve y borra sus alergias en «Mis alergias» de su cuenta, y borrarlas retira su consentimiento. Si la escribes en una nota de tu reserva o de tu pedido, la das por tu propia decisión y para ese servicio.

4.4. Quién la ve: En la ficha del comensal (también cuando se abre desde una reserva) y en la exportación del libro de clientes, la ve el personal del restaurante que tiene a la vez el permiso para ver datos de salud y el de consultar clientes o reservas, que el restaurante asigna por rol; con los roles de fábrica, el dueño, la administración, los colaboradores, la gerencia, el anfitrión y los meseros. Los perfiles de solo lectura, la cocina, la caja, el encargado de piso y recursos humanos no la ven en la ficha. La alergia que el comensal escribe al pedir viaja además en la nota del pedido; con los roles de fábrica, la ven el dueño, la administración, la gerencia, los meseros, la caja y la cocina, que la recibe junto a cada plato del pedido. La que escribe al reservar viaja en la nota de la reserva; con los roles de fábrica, la ven el dueño, la administración, los colaboradores, la gerencia, el anfitrión, los meseros, la caja y la cocina, que la recibe en la comanda de la cuenta. Quien no tiene el permiso de datos de salud ve esas notas con la alergia oculta en la reserva y en el pedido, pero la copia de la nota del pedido que acompaña a cada plato la muestra completa a quien puede ver esos pedidos o la pantalla de preparación. La cocina ve además, en cada pedido, la nota de cada plato y las marcas de alérgenos para prepararlo. Aun así, conviene que el comensal avise su alergia también en persona. Cada restaurante ve únicamente lo que se registró en su servicio. Orbexa no usa ese dato.

4.5. Puedes pedir en cualquier momento que se corrija o se borre. Escribe solo lo necesario (por ejemplo, «sin maní» o «alergia a mariscos») y avisa también al personal: un dato escrito no reemplaza la confirmación en persona.

5. Si no quieres dar tus datos

Los datos marcados como obligatorios en cada formulario son los necesarios para atenderte (por ejemplo, un nombre y un teléfono para guardar tu reserva). Si no los das, el restaurante no podrá tomar esa reserva o ese pedido por la plataforma, pero puedes hacerlo en persona o por teléfono. Los demás datos son optativos, y crear una cuenta también lo es.

6. Quién más los ve

6.1. El personal del restaurante según los roles y permisos que el restaurante asigna, incluidos quienes preparan y cobran tus pedidos, y solo en ese restaurante; quién ve tus alergias, en la ficha y en la nota de cada visita, se explica en la sección 4.4.

6.2. Orbexa y sus proveedores de tecnología, que alojan y procesan los datos con obligaciones de confidencialidad y seguridad: alojamiento de la aplicación y de la base de datos (Render; la copia anterior de la base que quede en Neon, el proveedor previo, se mantiene sin uso hasta su eliminación), almacenamiento de archivos (Cloudflare), envío de correos (Resend), cuando se active, mensajería en tiempo real entre la caja y la cocina (Pusher) y, solo si aceptaste recibir avisos en tu teléfono y el restaurante activó los avisos por WhatsApp, la entrega de esos avisos por WhatsApp (Meta), que recibe tu número y el texto de cada aviso. Para dejar de recibirlos, responde BAJA al mensaje.

6.3. Autoridades, solo cuando la ley lo exija.

6.4. Nadie más. Tus datos no se venden ni se ceden a terceros para que los usen por su cuenta.

7. Alojamiento fuera de Costa Rica

Los proveedores de tecnología de la sección 6.2 guardan los datos en servidores ubicados en los Estados Unidos de América. Lo hacen con las mismas obligaciones de confidencialidad y seguridad, y sin derecho a usarlos para fines propios.

8. Promociones

8.1. Solo recibirás promociones de un restaurante por correo o mensaje si lo aceptaste expresamente, en una casilla separada que nunca viene marcada.

8.2. Cada envío identifica al restaurante e incluye una forma gratuita de darte de baja. También puedes pedirla directamente al restaurante o a Orbexa.

8.3. Los mensajes sobre tu cuenta, tu reserva o tu pedido (verificación de correo, confirmaciones, recordatorios, avisos de que tu mesa está lista) no son promociones.

9. Cuánto tiempo se guardan

9.1. Tu cuenta se conserva mientras la mantengas. Si la cierras, se suprime.

9.2. Lo que guarda cada restaurante se conserva mientras lo necesite para los fines de la sección 3.2 y mientras sea cliente de Orbexa, y nunca más allá de lo que permite la ley.

9.3. Cuando pides que se borren tus datos, se suprimen de la base de datos los datos que podamos asociar contigo por tu cuenta, tu correo o tu teléfono. Lo que no lleva tu cuenta, tu correo ni tu teléfono (por ejemplo, el apodo que usaste en el carrito compartido de una mesa, una solicitud al personal o un pedido que el restaurante no llegó a confirmar, aunque lleve el nombre que escribiste) no se te puede atribuir con certeza, así que no forma parte de esa supresión. Cuando un restaurante deja de usar Orbexa, se suprimen de la base de datos los datos de ese restaurante. Sobre los respaldos: mientras un dato suprimido subsista en un respaldo, queda fuera de uso y, si hubiera que restaurar la plataforma desde ese respaldo, Orbexa lo vuelve a suprimir; hoy no hay un plazo garantizado para que desaparezca de todos los respaldos.

9.4. Se conserva bloqueado, solo el tiempo que la ley exige, lo que deba guardarse por obligación legal (por ejemplo, registros contables de una venta), sin usarlo para otra cosa.

10. Seguridad

Los datos viajan cifrados, las contraseñas se guardan de forma ilegible, el acceso del personal se limita por los roles que asigna el restaurante, los cambios en la ficha y todas las exportaciones quedan registrados con quién los hizo (las consultas de la ficha todavía no se registran una por una), y cada restaurante ve solo lo suyo. Hoy la base de datos se respalda con volcados que una persona de Orbexa ejecuta manualmente y con las copias que mantiene el proveedor de la base de datos según su propia política de retención. Esos respaldos todavía no tienen un plazo de borrado automático garantizado. Orbexa se obliga a implementar copias automáticas diarias, cifradas antes de salir del servidor, guardadas fuera del proveedor principal y con un plazo de borrado automático de treinta y cinco (35) días, y avisará cuando estén en funcionamiento. Si ocurriera un incidente que afecte tus datos, se te informará conforme a la ley.

11. Tus derechos

11.1. Puedes, en cualquier momento y sin costo:

a) saber qué datos tuyos se tienen y para qué;
b) corregirlos si son inexactos o están incompletos;
c) pedir que se borren, incluida tu cuenta;
d) retirar tu consentimiento, por ejemplo para las promociones o para que se guarde una alergia, sin que eso afecte lo hecho antes;
e) oponerte a un uso que no sea necesario para atenderte.

11.2. Cómo pedirlo.

Sobre tu cuenta: a Orbexa, por WhatsApp al +506 7095-8250 o a privacidad@orbexa.studio (casilla por activar; mientras tanto, por WhatsApp al +506 7095-8250).
Sobre lo que guarda un restaurante: a ese restaurante, por los medios que publica en su sitio, o a Orbexa por los mismos medios, indicando el nombre del restaurante. Orbexa reenvía tu pedido al restaurante dentro del día hábil siguiente y te avisa que lo hizo.

11.3. Plazo. Se te contesta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de tu pedido. Para proteger tus datos, se te podrá pedir que confirmes tu identidad, por ejemplo desde el mismo teléfono o correo de tu cuenta o de tu reserva.

11.4. Paso a paso. Cómo pedir el borrado, el plazo y lo que la ley obliga a conservar están en Instrucciones para borrar tus datos.

12. Si no estás conforme

Si consideras que tus datos no se trataron conforme a la ley, puedes presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), en www.prodhab.go.cr. Te agradeceremos que antes nos escribas, para intentar resolverlo.

13. Menores de edad

Los formularios y las cuentas no están dirigidos a menores de edad. Un menor solo puede reservar, pedir o crear una cuenta con la autorización de quien ejerce su representación.

14. Cambios a esta política

Si esta política cambia, se publica la nueva versión con su fecha en esta misma página. Si el cambio afecta un consentimiento que diste, se te pedirá de nuevo.

15. Contacto

Responsable de tu cuenta y encargada de cada restaurante: 3-101-966126 Sociedad Anónima, sociedad anónima costarricense, cédula jurídica 3-101-966126, con domicilio en Tibás, provincia de San José, Costa Rica.
Privacidad: privacidad@orbexa.studio (casilla por activar; mientras tanto, por WhatsApp al +506 7095-8250) · WhatsApp +506 7095-8250
Sitio: https://www.orbexa.studio